Что такое декомпозиция и зачем она нужна вашему бизнесу?

Если большая задача кажется невыполнимой, поделите ее на части. Решать небольшие задачами намного проще — они не вызывают страха и более понятны. А поможет в этом декомпозиция, проверенный метод и инструмент. Этот инструмент активно используется в бизнесе, особенно в постановке целей по продажам и прибыли.

Что такое декомпозиция и как её используют в бизнесе?

Декомпозиция — это деление большой задачи на маленькие составляющие. Разбивка большой цели на меньшие цели, выполнение которых приводит к нужной большой цели.

Это не просто подход к выполнению проектов, а система достижения результата. Когда человек смотрит на большую задачу, то зачастую не понимает как к ней подступиться. Но если задачу разложить на составляющие, то понятно с какой подзадачи начинать и в какой последовательности двигаться от одной подзадачи к другой, чтобы добраться до нужной цели.

Например, внедрение управленческого учета — объемная задача. Поэтому можно долго думать, как начать и что делать в первую очередь. После декомпозиции появляются четкие этапы:

1. Диагностика имеющихся бизнес-процессов.
2. Определение необходимых отчетов и их структуры под ваши бизнес-процессы.
3. Определение источников данных.
4. Автоматизация сбора данных.
5. Определение источников данных.

Эти этапы можно еще разбить на подэтапы. Диагностику бизнес-процессов поделить на отделы компании, а автоматизацию — на интеграции с каждым источником данных. Как уже писали выше чаще всего декомпозицию используют для решения задачи по достижению целей по увеличению выручки и увеличению прибыли. Например хотим увеличить продажи в 3 раза, с чего начать? Конечно нужна декомпозиция данной цели на цели поменьше.

Декомпозиция универсальна и применяется не только в бизнесе. Например, ремонт квартиры делят на проектирование, черновую и чистовую отделку, установку электрики и сантехники. И даже задача похудеть – разбивается на подзадачи: сдать анализы, заняться спортом, сесть на диету, принимать витамины.

В бизнесе методом пользуются руководители бизнеса, финансовые директора, менеджеры проектов и линейные сотрудники. Такое умение повышает эффективность, ускоряет развитие и достижение долгосрочных целей.

Зачем бизнесу заниматься декомпозицией?

Декомпозиция повышает эффективность и позволяет фокусироваться на задачах, которые быстрее дадут необходимый результат.

Подход также позволяет оценить, насколько реально достижение цели или выполнение проекта. После разбивки становится понятно, получится ли выстроить процессы и хватит ли ресурсов для выполнения задачи. Возможно, нужно пересмотреть цель или отказаться от проекта.

Упрощается планирование и приоритизация. Удается выделить важное и сделать это в первую очередь, а уже потом заниматься деталями. Становится понятно, сколько и каких ресурсов необходимо для выполнения, кто и за какую задачу ответственен.

В любой момент понятно, какой объем задач выполнен и сколько осталось сделать для достижения цели. Виден прогресс, который можно контролировать и вносить корректировки, если что-то идет не по плану.

Принципы декомпозиции

Главный принцип — делить большую задачу на более мелкие.

Остальные принципы помогают сделать декомпозицию эффективнее, что улучшает качество планирования и результат:

1. Измеримая цель. Формулируйте задачи и цели так, чтобы можно было понять ожидаемый результат. Необходимо ставить измеримые критерии. Например, не «сделать компанию прибыльней», а «увеличить прибыль на 30%». Иногда кажется, что это не всегда возможно, но даже в абстрактных задачах возможно найти числовое измерение.

2. Не пересекающиеся задачи. Подзадачи не должны пересекаться друг с другом, чтобы сотрудники не занимались одним и тем же. Перед утверждением плана проверьте, чтобы запланированные работы относились к разным предметным областям.

Например, рекламные креативы должен разрабатывать маркетолог, а не руководитель отдела продаж, т.к. маркетолог отвечает за лиды и их качество, а продавцы за конверсию лидов в оплату.

3. Соблюдение иерархии. Подзадачи должны подчиняться задачам верхнего уровня, которые могут относиться к задачам еще более высокого уровня. Из-за нарушения последовательности возникают ошибки, исправление которых потребует дополнительных ресурсов.

При декомпозиции часто сталкиваются с одной из двух крайностей:

1. Получаются слишком много мелких задач. Их становится так много, что невозможно контролировать выполнение.
2. Получаются слишком большие задачи. Блоки разделены не до конца, ухудшается качество исполнения.

Нужен баланс, чтобы не допустить ошибок. Правда, нет универсальных советов, как сделать правильно и какое количество задач должно получиться. Лучше отталкиваться от ваших бизнес-процессов.

Методы декомпозиции

Выделяют два метода декомпозиции:

Первый — поэтапный или пошаговый. Подходит для последовательных процессов и задач. Составляется последовательный список задач, и к следующей нельзя перейти, пока не завершена предыдущая.

Например: до открытия ООО или ИП не возможно открыть банковский счет. Поэтому сначала регистрируется компания или ИП, и уже с полученными документами из налоговой идем открывать счет в банке.

Второй — иерархический или дерево целей. Подходит для сложных проектов и целей, где есть задачи, которые можно выполнять параллельно. Получается как бы дерево с разветвленной схемой независимых задач.

Например, используется при увеличение продаж компании. На уровне маркетинга увеличивают количество лидов и их качество, на уровне отдела продаж улучшают конверсии при переходе от одного уровня воронки продаж к другому.

Декомпозиция цели по увеличению продаж с помощью дерева целей

Инструменты декомпозиции

Инструменты — это средства фиксации и визуализации разбиения большой задачи на составляющие. Для разных задач используют разные инструменты:

1. Контроль цифр по этапам. Для этого подойдет Эксель или гугл таблица. В них удобно разбить задачу на этапы и с помощью формул найти нужные цифры по каждому этапу.
2. Контроль сроков по этапам. Для этого используют Диаграмму Ганта – это график работ, на котором наглядно показана последовательность и продолжительность каждого этапа.

Декомпозируем в бизнесе: пошаговая инструкция

Декомпозиция — гибкий подход без строгих правил и принципов. Поэтому нет единственно верного алгоритма. Каждая ситуация рассматривается индивидуально, а результат зависит от опыта команды.

Разберем вариант декомпозиции цели по увеличению выручки. Например, сейчас выручка 2,1 млн руб. в месяц, а вы хотите 3 млн. Нужно увеличивать продажи — это объемная задача. Ее необходимо разделить на более мелкие и на каждую назначить ответственного.

1. Поставить цель. Цель уже проговорили: хотим увеличить выручку с 2,1 млн руб. в месяц до 3 млн руб. Для этого нужно работать с воронкой продаж — рассмотрим по отдельности уровни воронки и относящиеся к ним показатели.

2. Зафиксировать текущие показатели:

3. Определить возможные сценарии. Путь из точки А (текущие показатели) в точку Б (желаемые) можно пойти по разным сценариям. Нужно понять, какой из сценариев оптимален.

Например, для достижения цели рассмотрим три варианта: увеличить рекламный бюджет, улучшить конверсию или увеличить средний чек.

Теперь сами или вместе с командой оцените реальность сценариев. В первом случае необходимо тратить на маркетинг 250 000 руб. в месяц. Во втором увеличить конверсию в лид до 4%, а конверсию в продажи — до 25%. А в третьем увеличить средний чек до 21 429 рублей.

Что в каждом из сценариев плохо? Плохо то, что нужно значительно увеличить один из показателей.

1. Рекламный бюджет на 67%,
2. Конверсию в лид на 33%
3. Конверсию в продажу на 25%
4. Средний чек на 43%

На практике очень сложно сделать такое увеличение по некоторым параметрам за месяц и даже за два-три. Поэтому нужно найти комбинацию минимальных изменений, которые нам дадут необходимый результат. Сценарий с комбинированным изменением показателей:

Как видим на этом примере — мы улучшили каждый параметр на 10%. Изменение стоимости клика в меньшую сторону — тоже улучшение, т.к. тратим за клик меньше. Возможность изменить всего лишь на 10% любой параметр на много проще, чем изменить его на 25% и больше.

Поиск оптимального сценария в декомпозиции похож на настройку идеального звука для имеющегося помещения и аппаратуры

Теперь начинаем улучшать конверсии в лид и в продажи, и нам нужно определить действия, за счет которых мы добьемся результата.Теперь начинаем улучшать конверсии в лид и в продажи, и нам нужно определить действия, за счет которых мы добьемся результата.

4. Определить действия направленные на изменение параметров. Вам нужно собрать варианты действий, которые помогут изменить каждый из параметров. Это еще называется “собрать гипотезы”. Разберем два параметра: увеличение конверсии в лид и в продажу. К каждому параметру составляется список действий, которые позволят достичь нужных значений.

Например:

Как увеличить конверсию в лид?	Как увеличить конверсию в продажу?
1. Изменить структуру сайта на продающую: добавить выгоды для клиентов добавить доказательства, что вы профессионалы в своем деле и т.д. 2. Изменить элементы дизайна сайта 3. Добавить больше форм оставления контактов 4. Добавить скрипт, который предложит заказать обратный звонок 5. Добавить попап «Уже уходите?» 6. Добавить на сайт чат	1. Провести интервью с отказниками: узнать, почему они выбрали конкурентов 2. Проработать все возражения клиентов 3. Изменить скрипт звонка 4. Внедрить контроль звонков 5. Повысить квалификацию менеджеров по продажам 6. Изменить форму коммерческого предложения 7. Внедрить CRM 8. Продумать варианты скидок и акций

5. Определить ответственных. За каждой подзадачей определите ответственного – сотрудника или подрядчика, который будет выполнять действия и отвечать за достижение необходимых значений конкретного параметра. Он сам определит приоритетность действий. Если у вас нет экспертов в какой-то области, то необходимо либо взять в штат такого эксперта, а иногда проще привлечь в качестве подрядчика.

6. Определить сроки. Лучше ставить недельные или 2-х недельные сроки. Такой подход называется спринтами. Это позволит на короткой дистанции видеть изменения и не позволит затянутся работам.

7. Контроль и корректировки. После каждого спринта нужно оценить результат изменения. В каких-то случаях нужно продолжить те же действия по изменениям, а в каких-то поменять действие, если оно не приносит ожидаемого результата. Бывает и такое, что какой-то параметр не возможно изменить до нужного значения. Важно убедиться, что сделано всё для этого и тогда нужно вернуться к таблице с декомпозицией и внести изменения.

Вторая по популярности цель для декомпозиции в бизнесе — цель по увеличению прибыли бизнеса. Для декомпозиции этой цели параметров будет больше, добавятся: стоимость первой продажи, стоимость повторной продажи, себестоимость товара/услуги, постоянные расходы и т.д.

Если хотите подробнее узнать, как в вашем бизнесе собрать декомпозицию, то приходите на бесплатную встречу “Финансовый директор на час”. Записаться можно на этой странице >>

Проблемы декомпозиции: на что обратить внимание?

Метод Декомпозиции работает, если учитывать ряд моментов, без учета которых вы навряд ли добьетесь результата. На что необходимо обратить внимание:

1. Цель должна быть достигаемой. Если у вас продажи 2 000 000 руб. /месяц, то делать декомпозицию по продажам на цель в 20 млн. рублей в месяц неправильно. Лучше идти небольшими шагами, например сначала нужно хотя бы удвоить продажи.

2. Узкие горлышки. В любом бизнесе есть какие-то ограничения. Например ограничение спроса – вы в своем городе не сможете сделать больше 1000 продаж и нужно выходить в другой город. Или максимальная мощность вашего станка 5000 единиц товара в месяц, а вы уже продаете 4000 шт в месяц, соответственно вы не сможете удвоить продажи без покупки нового станка.

3. Квалификация сотрудников. Важно понимать, что даже самые старательные и преданные сотрудники, не могут знать всё. Для этого нужно обучать имеющихся сотрудников и привлекать сторонних экспертов с большими компетенциями. Часто сотрудники уже привыкли работать “по старинке” и не могут посмотреть на задачу под другим углом зрения. Поэтому важно добавлять в команду тех, у кого экспертиза значительно больше. Без этого вы либо не сможете расти, либо будете делать это крайне долго.

Что нужно запомнить?

1. Декомпозиция — это разбивка большой задачи на маленькие составляющие.

2. Декомпозиция — это поиск сценария, который в кратчайший срок и с наименьшими затратами приведет вас к заданной цели.

3. Декомпозиция — это фокусировка вашего времени и времени вашей команды, а также денег на задачах, которые быстрее приведут к нужной цели. Поэтому декомпозиция экономит и время и деньги — вы не тратите их на второстепенные задачи.

4. Декомпозиция — это поиск точек роста. Поиск параметров, наименьшее изменение которых, дает максимальное увеличение цели (продаж, прибыли и т.д.)

5. Декомпозиция — это системное развитие бизнеса. Вы не занимаетесь всем подряд, а только тем, что кратно увеличивает результат.

Если хотите подробнее узнать, как именно в вашем бизнесе сделать декомпозицию вашей цели, то приходите на бесплатную встречу “Финансовый директор на час”. Записаться можно на этой странице >>

Еще больше полезного почитать