В небольших компаниях весь первичный документооборот часто ведет не бухгалтер, а человек для которого бухгалтерия непрофильная деятельность, а потому счета и документы, которые потом поступают в бухгалтерию далеки от совершенства. Арифметические, орфографические ошибки, опечатки, несоответствие данных в пакете первичной документации в конце концов приводит продавца к недополученным доходам или репутационным потерям, а покупателя – к отказу в вычетах и признании расходов. Мы проанализировали ошибки в счетах и выбрали 6 самых распространенных ошибок в счетах, которые в дальнейшем имеют тенденцию клонироваться в платежные поручения, счета – фактуры, товарные накладные и акты.

1. Сумма прописью не соответствует сумме цифрами

Очень распространенная ситуация, когда, например, в счете стоит цифра «45 000 руб.00 коп», а прописью «Сорок пять руб.00 коп.» . Несоответствие суммы цифрами и прописью может запутать контрагента и в итоге он заплатит за товары или услуги не ту сумму. Дальнейшие переговоры на тему ошибки в счете не добавят теплоты в партнерские отношения и выставят продавца в невыгодном свете. Недопонимание может возникнуть и с налоговиками, которые могут доначислить продавцу налог на прибыль и НДС с большей из двух сумм по ошибочному счету-фактуре.

2. Неправильно посчитана сумма ИТОГО

Бывают в счетах и арифметические ошибки. Такие ошибки подлежат исправлению, так как их наличие гарантировано скопирует неточность в счета-фактуры, которые являются основным документом для учета НДС.

3. Неправильно подсчитан НДС

Наверное самая критически важная ошибка, как для компании-продавца, так и для покупателя. Допустим, неправильно подсчитан НДС со 100 000 рублей и вместо 18 000 рублей в счете указан 20 000 рублей. Логично, что из счета ошибка скопировалась в счет-фактуру и товарную накладную. Инспекторы могут потребовать, чтобы ваша компания перечислила в бюджет 20 000 рублей. Ведь продавец выставил покупателю такой НДС. Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС, при чем такую претензию будет проблематично оспорить в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товара и сумму НДС. Кроме арифметических ошибок, неточность может возникнуть из-за банальных округлений, что очень часто бывает при подготовке счетов, когда используют шаблоны в Excel. Например, в счете из-за округлений стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадает на несколько копеек с итогом. Далее «особенность» округления чисел Excel дублируется в счет-фактуру. Если ошибку заметят внутри компаний-контрагентов до того момента, когда ее заметят налоговики, то стоимость ошибки в простом счете приравняется к стоимости переделки всего пакета первичных документов и репутационным потерям продавца. Если ошибка останется в документах, то налоговая может отказать в вычете НДС под тем же предлогом – невозможно определить стоимость товара. Покупатель после таких неточностей, скорее всего, примет решение сменить поставщика.

4. Ошибки в реквизитах продавца\покупателя

Наиболее распространенные ошибки в реквизитах связаны с опечатками в наименовании, ИНН, КПП, в расчетном счете. Менеджер в названии может забыть дефис, кавычки, маленькие буквы поменять на большие, поменять буквы местами, задвоить буквы, написать избыточное количество нулей в расчетном счете, несуществующий ИНН и т.д. Подобные ошибки дублируются в платежные поручения, что приводит к ошибочным платежам. Согласно Положению ЦБ банк- получателя обязан вернуть денежные средства ошибочного платежа обратно на счет. Но кто вернет потерянную репутацию из-за выяснений «где деньги?» Иногда ошибки в реквизитах могут быть для налоговых органов основанием отказа к вычету НДС, если неточности будут скопированы в счета – фактуры. Придирка налоговых органов может быть формальна: продавца (покупателя) по документам невозможно идентифицировать.

5.Разные названия одного и того же товара

Если одни и те же товары в счете, счете – фактуре и товарной накладной называются по-разному, то такие ошибки подлежат немедленному исправлению, чтобы сохранить нормальные отношения с покупателем. Например, при поставке товара в счете и счете- фактуре указывалась «Колбаса «Докторская», а в товарной накладной уже появилась «Колбаса варено-копченая». Налоговики при проверке компании – покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС.

6.Ошибки в названиях должностей

Для налоговиков неточность в написании должности в документе это всегда повод усомниться в реальности сделки. Например , вместо должности « главный бухгалтер» указано бухгалтер, но если стоит подпись и ФИО работника, уполномоченного подписывать документы, то проблем не должно возникнуть . Существенный риск появляется , если должность работника, подписывающего счета и первичные документы , вообще не указана. Такие расходы налоговики могут не учесть и доначислить налог на прибыль.

Конечно, все эти вышеуказанные ошибки возможно исправить, правда некоторые придется исправлять уже в судебном порядке. Поэтому болезнь лучше предупредить, а не лечить ее последствия. При подготовке счетов и любой первичной документации мы рекомендуем использовать сервис КУБ, который обеспечит 100 % гарантию от любых ошибок, связанных с человеческим фактором. Главное один раз правильно заполнить всю справочную информацию.

Арслан Хакимов,
Сооснователь сервиса КУБ

Еще больше полезного почитать