Хороший постоянный денежный поток поддерживает бизнес на плаву, а слабый может тянуть бизнес ко дну. На самом деле, плохие денежные потоки – одна из основных причин, по которой каждая четвертая компания не выживает в течении первого года, и по этой же причине более половины не выдерживают и трех лет существования.

В этой статье я объясню, что такое денежный поток, а затем рассмотрим некоторые общие проблемы и варианты решений, которые мы, как бухгалтерская фирма помогали решать нашим клиентам в течение многих лет.

Что такое денежный поток

Денежный поток – деньги, поступающие в бизнес и уходящие из бизнеса. Денежный поток обычно измеряется за установленный период времени, например, ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный.

1. Неорганизованная бухгалтерия

Многие новички при создании бизнеса откладывают вопрос с организацией бухгалтерского процесса на второй план. Они силишкой загружены и сосредоточены на запуске своего бизнеса.

Их, кончено, можно понять, но, если бухгалтерия не организована, проблемы не заставят себя долго ждать.

Например, у нас был клиент – дизайнер сайтов. Он был в этом очень хорош, и его услуги стоили дорого. Однако у него начались проблемы с оплатой счетов поставщикам и выплатой заработной платы, т.к у него не хватало денег. Он пришел к нам с этой проблемой, т.к. не мог понять, почему, усердно работая, получая хорошие деньги за свои услуги, у него не хватало средств расплачиваться с собственными поставщиками вовремя.

Мы внимательно рассмотрели его систему выставления счетов и методы сбора платежей от клиентов. И мы обнаружили проблемные области, такие как несогласованность нумерации счетов и отсутствие надлежащей записи о том, какие клиенты и сколько заплатили.

Мы потратили время на выверку его счетов и актов, а также на сверку с клиентами, и обнаружили значительные суммы денег, которые он так и не получил. Он их просто не заметил. Мы помогли ему создать хорошую и надежную систему учета. Это означало стабильную выручку и отсутствие просрочек по оплатам поставщикам.

Для большинства компаний единственный реальный способ упорядочить бухгалтерию – использование учетной системы и поддержание ее актуальности.

Как только ваша учетная система будет в порядке, вы сможете всегда знать, сколько должен вам каждый клиент. Вы и/или ваш бухгалтер также должны формировать полезные отчеты, например, отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, чтобы понимать и прогнозировать ваш денежный поток.  

2. Безнадежная задолженность

Безнадежные долги – это задолженность, причитающаяся вам, которая не может быть взыскана с клиента. Такие долги – обуза для бизнеса. Безнадежные долги легко могут возникнуть, если с самого начала не будет внедрена надлежащая система управления дебиторской задолженностью.

Система управления дебиторской задолженностью – это процесс, который позволяет контролировать причитающиеся вам деньги. Мы всегда рекомендуем клиентам, чтобы запуск системы контроля дебиторской задолженности был приоритетной задачей при создании бизнеса.

Если у вас отлаженная система учета, то создание системы контроля дебиторской задолженности будет простой задачей. Что позволит просто выделить время для отправки писем-напоминаний и подготовки претензий и обращение в суд.

Систему учета оплаты счетов можно создать в Excel, но это трудоемко, а значит не эффективно. Для данной задачи многие компании используют сервис КУБ www.kub-24.ru , который помогает, как выставлять счета, так  и отслеживать оплату.

Чтобы уменьшить вероятность возникновения безнадежных долгов, некоторые из наших клиентов проводят проверки платежеспособности своих контрагентов, прежде чем предлагать им отсрочку оплаты. Если вы сомневаетесь в клиенте, но вы хотите с ним работать, вы можете работать через авансовые оплаты или оплату частями, которые клиент будет платить, когда часть работы будет завершена.

В принципе, это правильный подход для всех ваших клиентов, а не только для тех в ком вы сомневаетесь.

3. Не синхронные условия оплаты (кассовый разрыв).

Если у вас для клиентов установлена отсрочка оплаты и она не зеркальна условиям оплаты, установленными вашими поставщиками, то у вас может возникнуть кассовый разрыв, который со временем будут только ухудшаться.

Например, если ваши клиенты имеют отсрочку платежа в 30 дней, для оплаты вам, но ваши поставщики хотят, чтобы вы им заплатили в течение 14 дней, у вас может возникнуть проблема с денежным потоком.

Лучшим решением в этой ситуации будет пересмотр условий с вашими клиентами и / или поставщиками. Но это не всегда можно сделать оперативно. В таких случаях есть некоторые меры, которые вы можете применить:

• Овердрафт или Факторинг: в этом случае банк будет предоставлять краткосрочные деньги вашей компании, а обеспечением будут выступать ваши выставленные счета и подписанные товарные накладные и акты.
• Скидка за досрочную оплату: Вы можете предложить клиенту скидку, в случае ранней оплаты вашего счета. Получение финансовой выгоды будет стимулировать клиента платить раньше. Обычно скидка составляет примерно на 2-3% от стоимости счета.

Оставшиеся 3 проблемы и как их решить рассмотрим в следующей статье через неделю

Наталья Костина,
Бухгалтерская компания «СМАРТ+»

Еще больше полезного почитать