Ваш автомобиль нуждается в замене масла каждые 5-10 тысяч километров, в новом аккумуляторе каждые пять лет, смене шин на зимние и потом обратно на летние и конечно мытье каждые несколько недель. Прохождение вами диспансеризации, необходимо для выявления возможных проблем со здоровьем. Так же, как вы проводите ТО своей машины, чтобы обеспечить ее бесперебойную работу, и проходите диспансеризацию, что бы прожить дольше,  вам необходимо регулярно проверять состояние своего бизнеса. Речь идет не только о производительности, но и о безопасности.

Большинство владельцев бизнеса очень заняты работой в различных областях своей деятельности, поэтому без регулярных проверок финансового состояния они могут легко потерять контроль и стать подверженными финансовым проблемам. Периодические проверки – это простой способ определить проблемы до их возникновения, поэтому далее приведено краткое описание того, как создать план проверки состояния здоровья вашего бизнеса и выполнять его.

ЧЕК ЛИСТ ПО ПРОВЕРКЕ ЗДОРОВЬЯ БИЗНЕСА:

№ 1: ДОХОДЫ

Доход (или выручка) – это сумма денег, которую ваш бизнес получает до вычета расходов. Без доходов ваша компания не сможет получить прибыль и оставаться жизнеспособной в долгосрочной перспективе.

Определите ваши цели.

Каждый бизнес должен иметь цели по доходам, как ежегодно, так и ежемесячно. Что вы делаете для достижения этих целей? Если вы не достигли цели, что вы можете сделать, для продвижения к ней? Если вы достигли (или превысили) цель, проанализируйте, что вы делали и как вы можете сделать больше этого в будущем.

Что с этим делать?

Если у вас нет бюджета (плана по доходам и расходам в цифрах), сделайте его сейчас.

Бюджет помогает предпринимателям прогнозировать сумму, которую они заработают, и быть уверенными, что финансовых средств достаточно для покрытия постоянных и переменных расходов. Если у вас нет программного обеспечения, позволяющего сформировать бюджет, используйте Excel.

Когда вы сравниваете свой бюджет с фактическими результатами, проанализируйте факты не выполнения запланированных цифр и подумайте, что пошло не так. Возможно, вам придется скорректировать свои расходы, чтобы компенсировать недополученный доход. Если доходы превысят запланированные цифры, то у вас может появиться возможность начать создание резервного фонда для бизнеса для менее удачных месяцев.

Определите, как каждый из клиентов влияет на ваши доходы

У вас есть клиенты, на которых вы тратите больше времени, чем на остальных? Те, кто постоянно просят скидки или сделать что-то сверх того, что было оплачено? Может быть, пришло время сократить их. Когда речь заходит о вашем доходе, они могут стоить вам больше времени и мотивации, чем они того стоят. Я однажды общался с предпринимателем, который вырастил свою компанию, начиная со стола в комнате своей арендованной квартиры в крупнейшую фирму в городе. Его советом номер один был не брать каждого клиента, который у вас появляется. Когда вы начинаете бизнес, кажется хорошей идеей сохранить каждого платежеспособного клиента, независимо от того, сколько головной боли он приносит. Но удерживание плохих клиентов может негативно сказаться на вашей платежеспособности.

И наоборот, может быть, у вас есть один большой клиент, на которого приходится основная часть вашего дохода. Это здорово на данный момент, но что произойдет, если этот клиент уйдет завтра? В таком случае вам может понадобиться разнообразить список клиентов.

Что с этим делать?

Отказ от клиента может быть эмоционально не простым действием, но это навык, который должен иметь каждый успешный предприниматель. Вежливо объясните ситуацию, дайте направление к конкуренту и будьте профессионалом.

Не бойтесь просить ваших клиентов рекомендовать вас. Некоторые люди находят данную просьбу неудобной, но вы должны выработать привычку просить каждого довольного клиента о рекомендациях. Просто спросите, знают ли они кого-либо еще, у кого может быть потребность в вашем продукте или услуге. Большинство людей рады помочь. Вам просто нужно дать им знать, как это сделать.

 

Определите ваши источники доходов.

Какой ваш лучший источник дохода? Наличие нескольких источников доходов – это хорошо, но важно копать глубже и определить, какой источник дохода наиболее важен, наиболее эффективно использует ваши ресурсы и представляет наибольший потенциал для вашего роста. Затем спросите себя, что вы можете сделать, чтобы сосредоточить большую часть своего времени и внимания на нем.

Что с этим делать?

Если ваш анализ показывает, что вы тратите слишком много времени на неэффективный источник доходов и нерационально распределяете свои ресурсы, рассмотрите возможность отказа от этого источника дохода, чтобы сосредоточиться на росте в других областях. Если слишком много времени уходит на выполнение задач, не связанных с получением дохода, таких как бухгалтерский учет, обслуживание веб-сайтов или ответы на несущественные электронные письма, вы можете рассмотреть возможность передачи этих задач на аутсорсинг, чтобы сосредоточиться на росте бизнеса.

№ 2: РАСХОДЫ

Отслеживание расходов дает компаниям хорошее представление о том, как расходуются деньги, и помогает четко и уверенно определять план будущих действий. Взгляните на свои расходы. Какие из них занимают основную часть вашего денежного потока?

Если вы недавно открыли бизнес, то некоторое увеличение расходов может быть вызвано здоровым ростом, но некоторые из них, возможно, вышли из-под контроля, когда вы не обращали на них внимание. Регулярный контроль расходов позволяет искать способы экономии денег.

Что с этим делать?

Нужно постоянно мониторить лучшие предложения по расходам, таким как канцелярские товары, транспортные расходы и т.д.

Однако, если у вас есть сотрудники или часть функций передано аутсорсинговым компаниям, будьте осторожны, сокращая персонал или меняя подрядчика, чтобы сократить расходы. Вы можете столкнуться с тем, что качество услуг или товаров пострадает, а потеря качества обходится дороже, чем экономия расходов.

№3: ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

Дебиторская задолженность – это деньги, которые ваши клиенты должны вам за оказанные им услуги или поставленные им товары. Важно внимательно следить за дебиторской задолженностью, чтобы быть уверенным, что клиенты оплачивают ваши счета и минимизировать возможные убытки.

Вы контролируете дебиторскую задолженность и следите за просроченными счетами? Если нет – это может негативно сказаться на денежных потоках и поставить под угрозу ваш бизнес. Помните, что ваш бизнес не является банком, который кредитует своих клиентов. Имейте четкую позицию в отношении просроченных счетов и следите за поступлениями денег.

Что с этим делать?

Со всеми клиентами необходимо заключать договора. В договоре нужно прописать четкие условия в отношении сроков оплаты и штрафы, в случае просрочки оплаты. Вы можете также рассмотреть возможность предоплаты с новыми клиентами или теми, кто является хроническими неплательщиками.

В заключение

ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ

Насколько просто вам было собрать финансовые данные для проведения анализа по пунктам 1, 2 и 3? Если «нет», то вам, вероятно, потребуется улучшить систему сбора данных или использовать финансовый сервис (например www.kub-24.ru ), позволяющий просто решать данные задачи. Когда вы не можете быстро получить точные финансовые данные, вы рискуете потерять контроль над проблемами, прежде чем узнаете о них.

Что с этим делать?

Попробуйте уделять этому немного времени каждую неделю. Зафиксируйте день и время, чтобы поработать над расходами, подготовить и отправить счета, оплатить счета и произвести сверку оплаченных счетов.

Если вы не успеваете регулярно заниматься этим, возьмите помощника, который будет вносить все данные, а вы будите уже анализировать итоги. Плюс в делегировании рутинной работы – это масштабируемость. Это аналогично передаче ведении бухгалтерии в бухгалтерскую компанию –  сейчас вам может понадобиться бухгалтер на несколько часов в месяц, но по мере роста вашего бизнеса, аутсорсинг бухгалтерского учета растет вместе с вами.

КАК ЧАСТО НУЖНО ПРОВОДИТЬ ПРОВЕРКИ?

Установите правило проводить проверку состояния вашего бизнеса каждый месяц. Зафиксируйте день в начале каждого месяца и потратьте несколько часов, для анализа результатов прошедшего месяца и не позволяйте себе пропустить его.

Трата вашего времени на такую проверку бизнеса могут показаться неперспективным вначале, но это является необходимой частью роста и успеха вашего бизнеса и вашего личного благосостояния. Если по результатам проверки выявится много возможностей для улучшения, не пытайтесь исправить все сразу. Попробуйте установить три цели и три ключевых инструмента, которые помогут вам достичь ваших целей и сохранить свой бизнес на долгие годы.

Алексей Кущенко,
Сооснователь сервиса КУБ

Еще больше полезного почитать