Деньги – это источник жизненной энергии всех успешных компаний малого бизнеса. Но достаточно много владельцев малого бизнеса пренебрегают или не успевают контролировать дебиторскую задолженность и тем самым теряют возможность увеличить денежный поток своего бизнеса.

Основы управления дебиторской задолженностью

Одна из основных функции финансового учета – отслеживание дебиторской задолженности, что помогает владельцу бизнеса всегда быть в курсе, какие клиенты должны ему деньги, как много и когда. Большинство же из них прыгают от радости, когда сделали продажи, и им кажется, что деньги находятся практически у них в кармане. Но, мы знаем (да и они тоже), что история с деньгами еще только начинается.

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой актив, имеющий большую ценность для компании, за этим активом следует внимательно следить и заботиться. Это означает, что в идеале владелец бизнеса должен как можно быстрее обеспечить оплату своих счетов, чтобы это были реальные деньги на банковском счету, а не строчкой в балансе.

К сожалению, многие предприниматели не уделяют должного внимания цифрам дебиторской задолженности. Но это до тех пор, пока не столкнуться с дефицитом денежных средств. Одной из наиболее ценных услуг, бухгалтерских компаний, оказываемой клиентам малого бизнеса, является регулярный мониторинг давности дебиторской задолженности, т.е., сколько денег должно быть получено в ближайшее время или уже просрочено.

Как человек, имеющий большой опыт работы с финансами, знающий специфику бухгалтерских услуг и в частности специализирующийся на управлении дебиторской задолженностью, я могу сказать, что чем дольше клиенты должны вам деньги, тем меньше вероятность того, что они когда-либо заплатят. Это особенно касается бизнеса услуг.

Спасение утопающих дело рук самих утопающих

В идеале ваш бухгалтер может делать анализ задолженности, но на практике так происходит не всегда и причина не в бухгалтере. Часто бухгалтерская компания получает от своих клиентов документы с опозданием, а без отсутствия оперативной информации любой анализ становится не актуальным. Если ваш бухгалтер не делает анализ дебиторской задолженности или делает это раз в год, то необходимо это делать самостоятельно. Проводить анализ дебиторской задолженности необходимо, по крайней мере, ежеквартально (лучше ежемесячно), и вы будите оставаться на вершине денежного потока. Как это сделать? Легко! Выполните 5 простых шагов:

1. Сделайте отчет о сроках погашения дебиторской задолженности и выявите всех клиентов, которые должны деньги.
2. Определите каждый просроченный счет и обратите на него вниманию своего клиента.
3. Подготовьте и сделайте рассылку дебиторской задолженности, приложите копии неоплаченных счетов (по необходимости сделайте адресное дружественное сопроводительное письмо с просьбой об оплате).
4. Обзвоните должников и напомните им об образовавшейся задолженности.
5. Организуйте системную работу для регулярной ежемесячной рассылки дебиторской задолженности и уведомлений по просроченным счетам.

Системная работа окажет практически мгновенное влияние на ваш денежный поток, и ценность вашего бизнеса будет стремительно расти.

Простой способ контроля дебиторской задолженности

Для любого бизнеса важно организовать систему контроля должников. Но не менее важно, что бы процесс был максимально прост, иначе через какой-то период времени он перестанет быть системным, а потом и вообще прекратится. Что бы все было просто нужно использовать автоматизацию. Заказывать доработки имеющихся учетных систем или разрабатывать, что-то под себе не нужно. Все решения уже давно существуют.

Кстати, система контроля должников – еще одна важная причина, почему пользователи выбирают сервис КУБ. Предпринимателям нравится КУБ из-за простой системы контроля дебиторской задолженностью, встроенной прямо в систему выставления счетов и других первичных документов.

Помимо быстрой подготовки и отправки счетов, www.kub-24.ru дает возможность владельцам малого бизнеса и их сотрудникам возможность моментально видеть всех должников и сроки просрочки. Просроченные счета так же можно видеть в разрезе каждого вашего менеджера по продажам. Это дает возможность видеть эффективность продавцов не только по проданным услугам и товарам, но и по полученным деньгам от клиентов.

Потратьте некоторое время, чтобы изучить все полезные функции для управления денежным потоком в КУБе, а затем возьмите под контроль дебиторскую задолженность.

Алексей Кущенко,
Сооснователь сервиса КУБ

Еще больше полезного почитать