Новый финучет для мебельного бизнеса: от хаоса в Excel к пониманию реальной прибыли

Компания «Столы и Стульчики» изготавливает и продает мебель оптом и в розницу. На момент обращения в КУБ24 собственник не доверял отчетам своего финдира, не знал точной прибыли и не понимал, есть ли она вообще. Поэтому и пришел к нам, чтобы мы выстроили прозрачный учет, выявили проблемы и нашли решения, как не работать в минус, а только увеличивать прибыль.

Название фирмы выдуманное, а вся история настоящая. Мы поменяли цифры, но сохранили пропорции и детали истории — так сохраняем конфиденциальность клиента.

В «Столах и Стульчиках» не знали точную прибыль 

Владелец не знал, сколько зарабатывает бизнес, и хотел точно понимать, успешно ли предприятие вообще. Для этого обратился к финансовому директору в КУБ24, чтобы тот проанализировал доходы и траты двух предприятий, показал реальные финрезультаты и подсказал, что можно улучшить. 

Предыдущий финдиректор вел учет в Excel, но таблицы не давали точной информации. Например, данные из месяца в месяц передавались при помощи автоматических ссылок, но в них были ошибки, поэтому информация искажалась.

Нам нужно было выяснить, как в действительности дела у фирмы, и предложить решения:

Если компания прибыльна → какие точки дальнейшего роста. Если убыточна → в чем причины убытков и как их ликвидировать.

Поговорили с заказчиком и выяснили, что в штате — работники производства, бухгалтерии, администрации и менеджеры отдела продаж, еще есть подрядчики. Мебель делается на заказ, продается частным клиентам и корпорациям для офисов. Клиентам предлагаются скидки до 18 % — это влияет на итоговую выручку. В затратах компании — закупка сырья и материалов, зарплата сотрудников, обновление станков и аренда склада.

↑ Это все кажется лишней информацией: какая разница, кто у них там работает и кому они продают, если нужно просто деньги посчитать. Но для правильных выводов и выявления точек роста нам важно понять логику работы компании, особенности, поэтому изучаем все вдоль и поперек.

Главная сложность — компания разделена на два юрлица

ИП работает в розницу, а ООО производит мебель на заказ и продает оптом. В каждой компании сотни операций, компании используют выручку друг друга, не успевают переносить все транзакции в таблицы вовремя, поэтому собранные вручную отчеты не показывают реальной ситуации. Из-за стабильного потока клиентов деньги всегда есть на счетах, но непонятно, это прибыль или просто накопленные предоплаты.

Главная проблема, из-за которой собственник обратился в КУБ24, — нет доверия отчетам и непонятно, прибыльно ли предприятие в целом.

Когда финдиректор на аутсорсе начал работу, нашлись другие важные особенности:

• ИП и ООО работают с общими деньгами. У этого есть опасность — возможный кассовый разрыв. Допустим, ИП продал стульев в розницу на 500 тысяч рублей за месяц, а ООО в опте — на 300 тысяч рублей. У ИП расходы 450 тысяч рублей, а у ООО на производстве — 350 тысяч, поэтому недостающие 50 тысяч возьмут у ИП. Без нормального финучета может быть так: взяли деньги у ИП, и теперь ИП нечем платить по новым счетам, не учтенным в планах, — придется опустошать резервы, договариваться на отсрочки, брать кредиты.
  

• Нет уверенности и стратегии на будущее. Собственник не знал, как увеличить доход, сколько заказов нужно выполнять минимально в месяц и как мотивировать сотрудников, не снижая при этом прибыль. Не было четкой цели и понятных метрик, из-за чего бизнес плыл по течению и сильно рисковал. 

Финдиректор помог определить прибыль 

Финдиректор на аутсорсе — удобная услуга для компаний, которые запутались в отчетах: у специалистов опыт настройки учета в десятках компаний, свежий взгляд на рутинные процессы и быстрая адаптация к изменениям в бизнесе.

Финансовый директор предложил: чтобы узнать совокупную прибыль бизнеса, нужно собрать в одном месте выручку, расходы и прибыль по двум предприятиям. Раньше данные сохранялись отдельно по ИП и ООО, но не обобщались, поэтому в конце месяца нельзя было заглянуть в сводный отчет, чтобы узнать итоговую прибыль или убыток. Получается, что компания работала на ощупь и не могла уверенно планировать, сколько денег в следующем месяце потратить на сырье, рост зарплат, выплату дивидендов или обновление станков.

Тогда в «Столах и Стульчиках» решили внедрить сервис КУБ24 ФинДиректор. Это программа, похожая на продвинутую эксель-таблицу, которая собирает и структурирует информацию в отчеты, рассчитывает бизнес-метрики, прогнозирует результаты и создает понятные графики. Ничего не теряется, формулы не ломаются, а данные сами подтягиваются из 1С и банков.

В сервисе есть удобные дашборды — руководителю достаточно посмотреть на них, чтобы понять, как идут дела в компании, необязательно углубляться в кучу сложных таблиц

Финдиректор разделил работу на несколько этапов: собрал финансовую информацию по двум юрлицам, загрузил данные в сервис КУБ24 ФинДиректор, построил на их основе отчеты и определил точки роста. Разберемся подробнее, как проходила работа.

Систематизировали данные двух компаний

У ИП и ООО разные выплаты контрагентам, зарплаты рабочим и выручки от клиентов. Сводки по этим операциям хранятся в отдельных таблицах, деньги лежат на нескольких счетах. Чтобы была понятна общая картина, финдиректор занес в КУБ 24 ФинДиректор выручку, расходы и прибыль двух фирм и обобщил все данные:

• поговорил с владельцем и определил основные статьи доходов и расходов компаний;
• настроил автоматическую выгрузку данных из 1С и банков в КУБ24 ФинДиректор;
• объединил активы, обязательства, расходы и доходы по месяцам.

Этот процесс называется консолидацией, и для «Столов и Стульчиков» он занял месяц. Спустя это время собственники получили первую информацию о финансах и смогли оценить состояние бизнеса. 

Построили отчеты

Финдиректор систематизировал данные и в сервисе собрал отчеты о работе компаний. Стало понятно текущее состояние бизнеса:

• Отчет о движении денежных средств (ДДС) показал, как в течение месяца деньги движутся между внутренними счетами, от каких контрагентов и когда они приходят. Это нужно, чтобы понимать текущих дебиторов и кредиторов, планировать регулярные денежные потоки, знать, сколько средств лежит на счетах в разное время, и всегда иметь нужную сумму для выплаты зарплаты или оплаты аренды. 
• Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) показал, сколько компания реально заработала за месяц, квартал или год. По нему понятно, как фактическая прибыль совпадает с плановой и какие направления прибыльны, а какие убыточны. 

В отчете видны все нужные данные с разбивкой по кварталам и месяцам, данные сами подтягиваются из банков и 1С

Сделали выводы из отчетов

По построенным отчетам финансовый директор понял, что:

7 месяцев из 12 компания несла убытки от 200 тысяч до 500 тысяч в 2023 году. Например, в октябре прибыль составляла +1,5 миллиона, в ноябре убыток –500 тысяч, а в декабре снова скачок +1,3 миллиона. Постфактум выяснилось, что общегодовой финансовый результат положительный, но собственник не знал ни про прибыль, ни про убыток в каждом из месяцев и переживал. Из-за таких непредсказуемых колебаний бизнес не становится стабильнее, а директора — спокойнее и увереннее.

Компания работает за счет предоплаты от клиентов. 70 % денежного потока — авансы, и из-за этого могут возникать проблемы: 

• все деньги на счету считаются прибылью компании, из них выплачиваются дивиденды, покупается новое оборудование, выдаются внеочередные премии;
• компания рискует: заказчик может остановить проект и попросить вернуть уже потраченные деньги, или, если возникнут непредвиденные расходы, их нечем будет покрыть;
• когда средств, чтобы платить по обязательствам, на счету не остается, берут деньги из следующей предоплаты — и попадают в замкнутый круг.

Если неосторожно тратить предоплаты, при любой нестабильности компания оказывается в ловушке. Например, на всю предоплату закупили сырье, а его привезли с опозданием. Затянулось производство, платить команде нечем, а следующий транш будет, только когда отгрузят готовую продукцию (а её еще даже не произвели).

Или еще хуже — клиент отказался от сотрудничества, попросил вернуть предоплату, а она уже потрачена на операционные расходы. Чтобы избежать кассового разрыва, придется брать кредит или вкладывать свои средства. 

Нерентабельны крупные сделки с корпоративными клиентами, потому что скидки 10–18 % «съедают» значительную часть прибыли. 

Доходность розничных сделок сильно зависит от менеджеров по продажам: хорошая рентабельность только у одного специалиста, а двое других слишком часто предлагают акции. 

Слишком быстро растет доля фонда оплаты труда (ФОТ) в выручке: с 16 % до 21 % в течение 2023 года. А должно быть наоборот: выручка растет, а доля ФОТ в ней падает — это значит, что сотрудники работают максимально эффективно.

Чтобы сдержать рост ФОТ в выручке, работодатель пересматривает систему оплаты: снижает оклад и увеличивает долю бонусов. Это частая практика при дефиците кадров на российском рынке труда, когда на одну вакансию приходится три резюме при норме семь. Так сделали и в «Столах и Стульчиках», расскажем про это ниже. 

Точка безубыточности — минимум 15 миллионов рублей выручки в месяц. А рентабельность валовой прибыли по каждой сделке должна быть не ниже 55 %, чтобы компания доходами полностью покрывала свои затраты.

Внедрили изменения

Финдиректор понял: чтобы ощутимо увеличить прибыль в ближайшее время, нужно по-другому начислять зарплату менеджерам продаж и иначе считать себестоимость проектов. Для этого в компании:

• Улучшили журнал продаж, чтобы считать доходность сделки до ее
  одобрения. Раньше рентабельность считали только по совокупной стоимости материалов и комплектующих, а сейчас в электронный журнал продаж добавили больше информации об изделии. Теперь в итоговой стоимости учитывают объем материалов, объем деталей, количество привлеченных рабочих и затраченных часов. На основе этого автоматически считается выручка, себестоимость и рентабельность изделия. Итоговую цену менеджер использует в коммерческом предложении, благодаря чему компания не работает себе в убыток и не допускает кассовых разрывов.  
• Изменили способ начисления зарплат сотрудников. Раньше оплата  состояла из 35 % ставки и 65 % бонусов, а сейчас соотношение 30/70. Так, если падает выручка, снижается переменная часть и на зарплаты компания тратит меньше. А еще это оправданно для сотрудника: чем меньше сделок закрыл, тем меньше зарплата.
• Внедрили KPI для менеджеров. Если отдел продаж закрывает в месяц сделки на 25 миллионов рублей с рентабельностью 55 %, растет бонусная часть зарплаты менеджеров. Так выше мотивация персонала и ниже нагрузка ФОТ на выручку.

Результат: прозрачные финпроцессы и четкий план на будущее

Собственник «Столов и Стульчиков» обратился в КУБ24, когда финансовые отчеты перестали показывать реальную ситуацию бизнеса. Непонятна общая прибыль, рентабельность сделок и как увеличивать доход — была нужна новая система учета.

Для этого финдиректор на аутсорсе:

• оцифровал и синхронизировал финансовые показатели двух юрлиц;
• построил ключевые отчеты бизнеса и определил прибыльность двух компаний;
• показал, в чем проблемы, как изменить начисление зарплат и как по-другому считать доходность сделки, чтобы росла прибыль и не было убытков.

Вот какие улучшения это принесло мебельной компании: 

• к концу каждого месяца понятна прибыль двух компаний;
• убытки в несезон стали предсказуемыми и некритичными для годового результата, потому что перекрываются запланированной прибылью в сезонные месяцы; 
• можно планировать количество выполненных заказов, будущую выручку и расходы ИП и ООО, не боясь кассовых разрывов;
• доходность по сделкам рассчитывается еще до их заключения благодаря новой системе оценки рентабельности;
• понятно, какую скидку предлагать клиентам, чтобы не уйти в минус;
• сотрудники  мотивированы продавать больше, потому что от этого зависит размер бонусов → у «Столов и Стульчиков» растет прибыль.

Оказалось, что собственник и до этого мог повлиять на слабые места, но они были неочевидны без настроенной системы учета и мнения специалиста. Вы тоже можете сделать финансовые процессы бизнеса прозрачнее — записывайтесь на бесплатную консультацию с финдиректором. Поделимся опытом, как готовить отчеты, планировать доход и расти вне зависимости от вашего города, объема выручки или текущей системы учета.

Еще больше полезного почитать