Ведение бизнеса – это как эквилибристика. Вы сосредоточены на предоставлении первоклассных услуг, поддержании клиентов счастливыми, оплате счетов и жонглировании миллионами других задач, чтобы ваш бизнес двигался вперед. Но этого недостаточно, вам также нужно заниматься выставлением счетов клиентам, чтобы быть уверенным, что вам заплатят. Мы согласны, что выставление счетов – трудоемкая работа, но это одна из самых важных функций любого бизнеса. Если вы не сделаете это правильно, это повлияет на вашу выручку.

Выставление счетов – это не просто избежать опечаток и быть уверенным, что Вы отправили счет на правильный адрес. Простая ошибка в вашем счете может привести к задержке оплаты, недопониманию и потере удовлетворенности клиентов. Своевременная отправка счетов – это лишь некоторые очевидные способы обеспечить полноту выручки. Ниже приведены некоторые другие ошибки, которые вы, возможно, не учли.

Вы не добавляете логотип в счет (или у Вас его нет)

Если вы не добавляете свой логотип в каждый отправляемый вами счет, Вы упускаете простую возможность укрепления бренда компании. Мы живем в мире визуализаций. Даже такие простые вещи, как выставление счетов, не является исключением. Многие люди тратят часы на разработку веб-дизайна и визитных карточек, но тратят очень мало времени на размышления о том, как их счета представляют их компанию.

Подумайте, Ваш счет потенциально является Вашим последним контактом с Вашим клиентом, поэтому он должен так же отражать Ваш бренд и тому, как выглядит Ваш счет нужно уделять особое внимание, что и к сайту и печатным материалам. Потратьте время, чтобы создать красивый, понятный счет и Ваши клиенты оценят это!

Ошибки и опечатки в счете.

Использование шаблонов счетов в Excel и Word, предполагает, что вы внимательно заполните каждый пункт, посчитаете сами НДС и сумму итого. Но арифметические, орфографические ошибки, опечатки, несоответствие данных в счетах все равно случаются, и это приводит к недопониманию с клиентом и вынужденной задержкой оплаты, т.к. нужно исправить ошибки и отослать исправленный счет.

Самые распространенные ошибки:

• Неправильно посчитана сумма итого
• Сумма прописью не соответствует сумме цифрами
• Неправильно подсчитан НДС
• Ошибки в реквизитах продавца
• Ошибки в реквизитах покупателя
• Разные названия одного и того же товара

Отношение клиента к вам складывается из массы нюансов, а ошибки в счете будут не в вашу пользу. Самое главное – счет без ошибок будет оплачен намного быстрее.

Какое есть решение? Облегчите себе жизнь, автоматизировав выставление счетов с помощью сервиса www.kub-24.ru  

Вы отправили клиенту счет «сюрприз»

Некоторые люди любят сюрпризы, в то время как другие совсем нет. Но никто не обрадуется счету “сюрпризу”, когда Вы выставляете ему счет, который они не ожидают.

Если клиент просит проделать дополнительную работу или выполнение обычной услуги занимает больше времени, чем первоначально планировалось, немедленно сообщите клиенту об этом. Никогда не отправляйте счет “сюрприз”, без предварительного уведомления клиента. Возможно, клиент рассчитывал заплатить за Ваше время, но не знал, что вы будете перевыствлять расходы. Возможно, Вы изначально думали, что проект займет пять часов, но вместо этого потребовалось 10. Какой бы ни была проблема, не оставляйте своего клиента в неведении. Свяжитесь с клиентом, обсудите изменения. Скорее всего, они будут признательны за то, что Вы объяснили расходы, которые выставите в счете. Помните, прозрачность является ключевым фактором.

Вы не смогли отследить платеж

Спросите у большинства предпринимателей, какая самая нелюбимая задача в их бизнесе, и большинство скажет  – работа с дебиторской задолженностью.

Работа с дебиторской задолженности изнуряющая, но она имеет решающее значение для функционирования Вашего бизнеса.

Независимо от того, насколько точны и детализированы Ваши счета, Вы периодически будете сталкиваться с клиентами, которые не платят вовремя. Как только платеж будет просрочен, Вам придется выбирать между получением оплаты и потенциальным раздражением клиента и ухудшением Ваших отношений.

Вот почему важно иметь процедуру для отслеживания просроченных платежей и постоянно ей следовать.

Некоторые предприниматели  предпочитают позвонить клиенту и в дружественной форме напомнить об оплате, другие ждут неделю или две после крайнего срока оплаты. В любом случае, ваш первоначальный контакт должен быть дружеским напоминанием. В большинстве случаев простое напоминание – это все, что нужно для своевременной оплаты счета. Возможно, Ваш счет был потерян или попал в спам. Как правило, клиент прочитает ваше письмо по e-mail или пообщавшись с вами по телефону, извинится и оплатит счет в тот же день.

Если у вас есть клиенты, которые хронически поздно платят, возможно, им нужна небольшая финансовая мотивация для своевременной оплаты. В этом случае вы можете в мягкой форме напомнить условия вашего договора, в котором должен быть пункт о штрафах за просрочку оплаты.

В конечном счете, выставление счетов должно сопровождаться платами, и нет ничего важнее для нормального функционирования бизнеса, чем процесс выставления счетов. Налаженный процесс выставления счетов ведет к притоку дохода. Неважно сколько счетов Вы выставляете, если эти счета не оплачиваются, у вас не будет денежных средств для оплаты своим сотрудникам или покупки товаров и услуг, которые необходимы вашему бизнесу.

Оцените возможности сервиса КУБ бесплатно.

Алексей Кущенко,
Сооснователь сервиса КУБ

Еще больше полезного почитать