Начиная свой предпринимательский опыт, я выставлял счета и вел свой учет в Excel. Теперь, развивая сервис КУБ, я знаю, что есть более удобные инструменты …

В реальности, многие предприниматели, как и я раньше, не понимают, что неправильно управлять бизнесом с использованием Excel и Word. Когда-то я гордился своей системой отслеживания счетов, системой их нумерации, экселевскими таблицами и макросами в них, структурой папок и моими еженедельными и ежемесячными финансовыми ритуалами.

По правде говоря, использование Excel и Word становится приемлимым решением для многих предпринимателей и владельцев малого бизнеса. Из-за этого мы игнорируем надоедливые признаки того, что это неправильный способ управлять бизнесом. И мы даже не замечаем, сколько времени это все занимает.

5 причин прекратить выставлять счета в Word и Excel

1. Вы отправили счет с ошибками

Вы набираете счет за последний месяц для своего клиента, нажимаете «Сохранить как» и обновляете информацию. Это занятие кажется вам проще простого. Вы просто сохраняете новую копию и отправляете счет клиенту.

Но затем вы получаете e-mail от своего клиента (или его бухгалтерии), что вы забыли переименовать номер счета или обновить дату. Или – еще хуже, вы ошиблись в математических расчетах или написали сумму прописью с ошибкой. Вам нужно вернуться на свой компьютер, чтобы отредактировать оригинал, проверить все и отправить его снова.

Если вы использовали Excel или Word в течение какого-то времени, наверняка у вас случались ошибки. А если их еще не было, гарантирую, они будут. В масштабах вселенной – это не имеет большого значения. Но детали имеют значение, и, когда происходит ошибка, это время провала, что совершенно не нужно.

Вместо этого есть простое решение, которое автоматически обновляет номера счетов и даты. Спрячьте свой калькулятор, и пусть программа посчитает все формулы за вас.

2. Вы потеряли документ

Я был перфекционистом в своей системе наименований счетов и структуре папок, которые я использовал для хранения документов. Пока не накосячил.

В первый раз со мной это случилось, когда многозадачность зашкаливала (проклятие владельцев малого бизнеса). Но, однажды, я обнаружил пробел в счетах.

К счастью, все не было потеряно. Я проверял отправленные письма, пока не нашел соответствующий счет. Но это было совсем не здорово. Я понял, что не контролирую свои документы.
Очень легко списать все на человеческий фактор. Я успокоился, как только я нашел недостающий счет. Я просто решил не повторять это снова.

Но я должен был осознать, что это произойдет снова. Мне нужен был не лучший контроль собственной работы, а лучший инструмент. Мы склонны искать трудности в себе и ставить более жесткие рамки, когда совершаем ошибки. Но вместо того, чтобы брать себя во все более «ежовые рукавицы», задумайтесь над инструментами, которыми вы пользуетесь.

Если ваш нож не режет, вы покупаете лучший нож. Если ваша система выставления счетов не работает, не думайте: «Ох, я плохо разбираюсь в бухгалтерском учете», подумайте, есть ли лучшее решение.

3. Вы обнаружили ошибки в своих отчетах

Как то ночью я сводил результаты за месяц в экселевской таблице, и обнаружил диапазон сумм, в котором отсутствовала ячейка, которую я добавлял позднее.

Я не собираюсь врать: Excel – превосходен. Я люблю его и он революционизировал учет личных и деловых финансов. Но он также далеко не идеален. Ваши таблицы должны быть построены, заполнены и обновлены вручную – это означает ошибки!

Скорее всего, у вас в Excel не везде настроены формулы и есть отдельные таблицы для ваших счетов и таблицы для ваших расходов. Это означает, что требуется куча ручных манипуляций, чтобы соединить данные. И это увеличивает вероятность ошибок.

Опять же, не думайте, что это означает, что вы плохо разбираетесь в финансах. Я находил ошибки в экселевских таблицах реальных бухгалтеров (а они определенно знают больше об управлении деньгами) Вместо этого проанализируйте свои инструменты.

Что, если ваши счета, расходы и отчеты могут обрабатываться одним и тем же инструментом, который автоматически объединяет все вместе? Тогда вам нужно будет только ввести правильную информацию один раз, и она отразиться во всех документах и отчетах!

И в случае, когда вы допустили ошибку, вам нужно исправить ее только в одном месте. Больше не нужно просматривать файлы и таблицы для обновления всех затронутых документов. Звучит лучше, не так ли?

4. У вас имеется проблемы с неоплаченными счетами

Оплата ваших счетов – это одна из проблем, имеющаяся у каждого предпринимателя или владельца малого бизнеса.

Если вы ежедневно по несколько раз в день проверяете банковскую выписку, пришло время повысить уровень платежной дисциплины ваших клиентов. Необходимо иметь четкую картину по неоплаченным счетам и суммам просроченных оплат по каждому клиенту. Если вы проверяете выписку и вручную проставляете в экселевской таблице оплату счетов, то вы можете сильно упростить себе работу, использую программу, которая загружает выписку из банка и автоматически проставляет статус «Оплачен» по каждому счету. Я не говорю про 1С, 1С – это инструмент бухгалтера. Для нас предпринимателей есть сервисы с простым и понятным интерфейсом, где вы получите отчеты по каждому клиенту – сколько он должен и как давно не платит с точностью до дня. Такая программа даже сможет сама напомнить клиенту о не оплаченном счете.

Платежная дисциплина ваших клиентов улучшится, если вы будите знать сроки просрочки и суммы задолженности и вовремя напоминать о неоплаченных счетах.

5. Вы тратите значительное время на бухгалтерию

Вечера и выходные, проведенные за ведением бухгалтерии или сведение финансового результата по бизнесу? Знакома ли вам картина? Раньше я выделял часть своего досуга, чтобы проверить счета, наличие к ним актов и обновить экселевские таблицы. Я всегда выделял побольше времени под это дело.

Это делает выставление счетов более важной задачей, чем нужно. Это также означало, что часть счетов я отправлял в нерабочие часы, когда мои клиенты уже не работали. И, если возникала проблема или спорные вопросы, приходилось долго ждать обратной связи.

Если вы подберете инструмент, который делает выставление счетов и управление расходами серией небольших задач/действий, которые вы можете выполнять на ходу, это значительно упростит вашу деятельность.

Не нужно ждать, чтобы вернуться к своему рабочему столу и погружаться в ворох бумаг. Вместо этого сократите вашу работу с документами до серии небольших микро-задач, которые интегрируются в ваш день. И больше вам не придется тратить свои выходные на работу с документами и Excel.

Подведем итог

Если бы я только сегодня начинал предпринимательскую деятельность, я бы не обратился к Excel или Word, что бы выставить счет клиенту.

Создание сервиса КУБ началось более 2-х лет назад с того, что я и мои клиенты сталкивались с описанными выше ситуациями. Это не были глобальные проблемы, но это сильно много отнимало времени – вечера и выходные проводились в экселевских таблицах… Теперь же управление счетами и финансами может быть легко интегрировано с вашей бизнес активностью с помощью правильного инструмента.

Конечно, сервис КУБ далеко не единственный инструмент на рынке, поэтому сделайте свою собственную должную оценку инструментов. Важно найти правильный инструмент для вашего малого бизнеса. Итак, рассмотрите предлагаемые варианты и даже попробуйте некоторые из них (КУБ имеет бесплатную версию, поэтому вы можете использовать его без оплаты).

Какой бы сервис вы не выбрали, я надеюсь, что Word и Excel останутся в прошлом.

Алексей Кущенко,
Сооснователь сервиса КУБ

Еще больше полезного почитать