Ранее мы уже рассматривали некоторые инструменты управленческого учета, в рамках которых руководитель компании имеет возможность управлять денежными потоками организации. Сейчас более подробно остановимся на платежном календаре, рассмотрим, что это такое, какие цели выполняет, обязателен ли к составлению и необходима ли автоматизация этого процесса.

Что такое платежный календарь

Платежный календарь организации – это важный инструмент управленческого учета, в котором отражаются плановые показатели по поступлению и расходованию денежных средств, а также контролируется их выполнение. Простыми словами платежный календарь является краткосрочным планом движения денежный средств, где представлены все виды деятельности предприятия (основная, инвестиционная, финансовая), он является оперативным инструментом ежедневного управления денежными потоками организации и борьбы с возникающими кассовыми разрывами.

В отличие от Отчета о движении денежных средств, который также состоит из входящих и исходящих денежных потоков организации, в платежном календаре информация отражается только по будущим операциям.

Платежный календарь разрабатывается в ходе организации управленческого учета в компании и без него невозможно составление целого ряда других отчетов, и невозможно прогнозирование кассового разрыва.

Для чего нужен платежный календарь

Платежный денежный календарь используют для соотнесения сроков поступления и расходования денежных средств, для планирования и контроля кредиторской или дебиторской задолженности, контроля за использованием средств. Оперативный платежный календарь подскажет о необходимости краткосрочного заимствования в случае образования кассового разрыва, или об образовании свободных денежных средств, которые можно забрать как дивиденды или потратить на закупку товара.

Составление платежного календаря

Платежный календарь составляется на основе плановых показателей поступлений и платежей компании (уплата налогов, арендных и коммунальных платежей, заработной платы и т.п.). В платежный календарь вносятся все доходы и расходы в соответствии с договорами с партнерами, здесь учитываются также все пени, штрафы и неустойки.

Для того чтобы составить платежный календарь, в первую очередь необходимо собрать всю информацию о поступлении и расходовании средств за определенный период, на который будет составляться платежный календарь. Нужно использовать информацию на основе, которой вы можете точно знать даты и сумму платежей – это выставленные счета и отгрузочные документы клиентам, полученные счета и отгрузочные документы от поставщиков, сроки отсрочки по клиентам и поставщикам. Если есть план у отдела продаж и отдела маркетинга, то можно спрогнозировать поступления по новым клиентам и новым сделкам.

Далее происходит группировка данных по затратам, статьям бюджета, проектам, партнерам и т.п. На заключительном этапе происходит определение остатков денежных средств на начало и конец рассматриваемого периода с учетом текущих данных, которые имеются в ОДДС. Составляется платежный календарь денежных средств минимум на месяц с разбивкой по каждому платежному дню.

Автоматизация платежного календаря

Платежный денежный календарь, как и все другие инструменты управленческого учета, должен быть автоматизирован. Для этого существует множество специализированных программных продуктов, которые ускоряют процесс организации управленческого учета, делают его более эффективным и удобным. Поэтому если вы еще составляет платежный календарь в Excel, то скорее всего вы тратите много времени на сбор данных и на актуализацию их.

Одним плюсом составления платежного календаря в Excel является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Вторым плюсом – простота, но это при условии того, что вы знаете как работать с формулами.

Но существенными минусами будут ежедневная необходимость ввода данных вручную, что является трудоемким и длительным процессом, который будет постоянно отвлекать вас и сотрудников от выполняемых ими обязанностей. Человеческий фактор в таком подходе формирования финансовых отчетов будет иметь определяющее значение, и поэтому велика вероятность допустить ошибку, а поиск ее и устранение будут занимать еще больше времени. И кроме того, Excel имеет ограниченный функционал, что может не соответствовать вашим ожиданиям и функциям, которые должна выполнять управленческая отчетность.

Использование специализированной программы КУБ24.ФинДиректор позволяет вам использовать более широкие возможности, в том числе касающихся Платежного календаря:

• программа автоматически формирует плановые поступления и списания на основе первичных документов бухгалтерии и планов отдела продаж и маркетинга.
• сбор данных в автоматическом режиме, за счет простой интеграции с программой 1С, что существенно снижает трудоемкость работы и исключает возникновение случайных ошибок;
• сбор данных по текущим платежам из банков, за счет имеющихся у КУБ24 интеграции с банками;
• программа может сама формировать платежные поручения и отправлять их в банк, где вам останется их только подписать;
• программа будет сигнализировать о недостатке средств для проведения планируемой операции и возникновении кассового разрыва;
• можно просматривать документы, требующие оплаты или уже оплаченные;
• можно производить учет взаиморасчетов (акты сверки) с партнерами, что позволяет в большей мере осуществлять управление денежными потоками и избегать кассовых разрывов;
• любые отчеты по должникам и кредиторам;
• отражение платежей по кредитным процентам и самим кредитам. Можно учитывать как кредиты компании, так и выплату личных кредитов;
• можно устанавливать приоритетность платежей;
• внешний вид платежного календаря может быть как в табличном виде, так и в более привычном – как календарь на вашем смартфоне;
• устанавливайте лимиты расходов на определенный период;
• согласование платежей происходит в режиме реального времени.

Автоматизация платежного календаря позволит более эффективно распоряжаться денежными средствами и тем самым поддерживать ликвидность и платежеспособность компании на высоком уровне.

Разработка платежного календаря закладывает основу для организации управленческого учета на предприятии, часто он является базой для многих ключевых документов. Платежный календарь компании не только отражает текущее финансовое положение бизнеса, его ликвидность, слабые места, но и может подсказать о наличии источников дополнительной выгоды.

Хотите умный Платежный календарь?
Запишитесь на демонстрацию возможностей КУБ24.ФинДиректор

Еще больше полезного почитать