Коммерческий инвойс (commercial invoice) — простыми словами это счет для фактической оплаты товара (услуги), его выставляет иностранный продавец или поставщик.  Этот документ необходим для таможенной очистки товара и заполнения экспортной декларации.

Когда появляется иностранный партнер, вместе с радостью от расширяющихся возможностей, появляется новый вызов в виде незнакомых документов. Информации о документальном оформлении международных сделок много, но она разрозненная и не всегда отвечает действительности. В результате много времени уходит на то, чтобы разобраться в хитросплетениях документооборота ВЭД. При этом очень просто наделать ошибок.

После подписания договора с иностранным клиентом, следующим документом идет инвойс. Инвойс – это счет, который выставляется заказчику для получения денег.

История о том, как сделать инвойс профессионально

Наталья три года делает дизайн сайтов и лендингов. Все заказы были от российских заказчиков. Первый заказ от иностранной компании, пришел в начале 2021 года. Заказчик пришел по рекомендации от довольного российского клиента.

По итогу сотрудничества, иностранный заказчик остался доволен полученным дизайном, осталось получить с него деньги. Для этого нужно было оформить инвойс.

Наталья никогда не сталкивалась с таким документом, и какой-то установленной формы не нашла, информация в интернете разрозненная и малопонятная. Образцов много, какой из них правильный не понятно. В итоге взяла тот, который больше понравился внешне – заполнила все поля, которые там были, и отправила клиенту.

Утром ее ждало неприятное письмо, в котором заказчик выражал недоумение таким профессионально выполненным дизайном и таким непрофессиональным инвойсом. Было неприятно….

Девушка опросила знакомых, кто сталкивался с invoises, но даже те, кто выставлял инвойсы, не могли дать четких рекомендаций. Помогла одна из клиенток – посоветовала посмотреть сервис «КУБ24. Инвойсы» .

Наталья быстро и без ошибок составила инвойс и продолжает использовать «КУБ24. Инвойсы» до сих пор. Помимо выставления инвойсов в любой валюте, очень удобно загружается выписка по валютным счетам и проставляется оплата инвойсов, а по не оплаченным видно количество просроченных дней и можно удобно направить вежливое напоминание об оплате.

Для чего нужен инвойс

Инвойс всегда оформляет продавец товара или услуги и направляет покупателю. В основном документ составляется на английском языке, но можно и на языке той страны откуда заказчик, но это на ваше усмотрение.

Иногда составляется проформа инвойс (proforma invoice) это предварительный документ, для согласования параметров сделки: стоимости, количества товара или перечня услуг. В проформу инвойс можно вносить корректировки по условиям сделки, а после окончательного согласования составляется коммерческий инвойс или просто инвойс. Хотя в proforma invoice содержаться цена и общая сумма сделки, это не документ на оплату.

Образец инвойса

Утвержденной формы инвойса не существует, но большинство участников ВЭД руководствуются образцом для международной торговли (рекомендация №6 ЕЭК ООН от 1983 г). Как правило, продавец товара или услуги составляет форму и переносит ее на фирменный бланк. Кто-то пользуется инструкциями транспортных компаний, а те, кому дорого время доверяют эту задачу нашему сервису «КУБ24.Инвойсы».

Что должен содержать инвойс:

В proforma invoice указывают:

• Наименование и реквизиты продавца и покупателя;
• Наименование без сокращений, количество, характеристики (модели) товаров (услуг);
• Стоимость единицы товара (услуги) и общая сумма сделки в валюте сделки (указана в договоре);
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.

В инвойсе для оплаты вносят:

• Дата и номер инвойса.
• Исполнитель (продавец) и заказчик: наименование юридического лица, или ФИО, страна, адрес.
• Предмет инвойса: полное наименование и характеристика товара (услуги), количество, стоимость единицы товара или затраченного времени на работу (услугу).
• Реквизиты сторон и сроки оплаты.
• Валюта счета.
• Упаковка (коробка, ящик, пакет и т.п.).
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.
• Срок оплаты инвойса

Хотя подпись покупателя на инвойсе не обязательна, но наличие и подписи и печати покажет профессиональность в оформлении документа.

Сокращений лучше не использовать, писать как можно подробнее, например: «Подготовка дизайна одностраничного сайта из 7 блоков для запуска курса делового английского языка в формате psd».

Наличие ошибок в инвойсе всегда приводит к не нужным оправданиям, переделкам документа, ну и конечно задержкой в получении денег от заказчика.

Именно поэтому, выгодно автоматизировать этот трудоемкий и совсем не творческий процесс с помощью сервиса «КУБ24. Инвойсы».

Занимайтесь своим любимым делом, а инвойсы подготовит онлайн сервис КУБ24.

 

Еще больше полезного почитать