Строим дом — строим учёт: как застройщик коттеджей наладил ОДДС и перестал гадать, где деньги

ОДДС — отчёт о движении денежных средств. В этой статье разбираем реальный кейс строительной компании: как они перешли от «вроде хватает» к точному прогнозу, почему деньги заканчивались в самый неподходящий момент и что в итоге изменилось.

Начало: разговор, который меняет всё

Встреча собственника строительной компании Михаила со своим прорабом:

• Михаил Анатольевич, нам завтра закупать арматуру на пятый коттедж, нужно 280 тысяч, — говорит прораб Сергей. — И бригада просит аванс за следующий этап — ещё 200.
• Хорошо, сейчас посмотрю, сколько на счёте. У нас же во вторник клиент переводил аванс за третий коттедж?..
• Михаил открывает банковское приложение. На счете — 340 тысяч. А нужно 480.
• «Слушай», —говорит Михаил. — А где деньги? Я же вчера смотрел — 1,2 млн было!
• Так ты же сам подписал оплату поставщикам за окна, — напоминает Сергей. — Там 800 ушло. И ещё за электрику 150 заплатили в четверг.

Михаил смотрит в банк — да, 950 тысяч списались вчера и позавчера. Он подписывал платёжки, но не связал их в голове: за окнами пришло уведомление — подписал. За электрикой — подписал. А мысленно оставался остаток 1,2 млн.

И таких разговоров — по два раза в месяц. Выручка растёт, коттеджи сдаём. А деньги как сквозь пальцы.

Знаете, что происходит? У стройки есть своя физика, а у денег — своя. Если не знать, где деньги «заморожены», можно принять решение, которое просадит бизнес. Это история о том, как Михаил разобрался в своих деньгах и перестал гадать.

«Прибыль есть, денег нет»: знакомая история?

Михаил строит коттеджи в Подмосковье. Не панельные многоэтажки, а дома 150–250 квадратов для семей. Пять объектов одновременно, бригады на каждом, поставщиков — 30 штук.

Заказов много, клиенты довольны. В отчёте о прибылях и убытках — стабильный плюс. Но каждый раз, когда нужно закупить материалы на следующий объект, Михаил смотрит на счёт…, а денег не хватает.

Это классический сценарий стройки: прибыль есть, а денег нет. Деньги живут своей жизнью:

• уходят в материалы,
• застревают в дебиторке (клиенты платят частями, последний платёж — когда дом сдан, а это через год),
• «поедаются» непредвиденными расходами (а их всегда больше, чем вы думаете),
• лежат мёртвым грузом в объектах, где стройка приостановлена.

«Раньше я смотрел на остаток на счёте и думал: "Ну, вроде хватает". А потом раз — и не хватает. Приходилось брать кредиты, чтобы закрыть текущие платежи. Казалось, бизнес растёт, а я всё время в долгах», — вспоминает Михаил.

Начиналось всё с Excel — и это была ловушка

Сначала Михаил вёл учёт в Excel: скачал шаблон, раз в неделю загружал выписку, раскладывал операции по статьям.

Первый месяц — отлично. Второй — терпимо. На третий — сдался.

Вот что ломало Excel:

«Я понимал, что данные в Excel уже не отражают реальность. Но руки не доходили всё перепроверить. В итоге я принимал решения "на глаз" — и ошибался. А потом сидел и пересчитывал все вручную, потому что остаток не сходился», — рассказывает Михаил.

Как мы строили ОДДС: разбор конкретного объекта

Возьмём один объект — коттедж №3. Дом сдан через 14 месяцев.

Смета — 18 млн рублей.

Этапы платежей:

• Аванс — 20% (3,6 млн) — на старте.
• По готовности коробки — 30% (5,4 млн) — через 6 месяцев.
• По отделке — 30% (5,4 млн) — через 10 месяцев.
• Финальный расчёт — 20% (3,6 млн) — при сдаче.

Реальность: на коробку ушло 7 месяцев (на месяц дольше), а заказчик получил деньги по своему графику. Коробку сдали, деньги получили, но уже позже.

На отделку заложили 4 месяца, а по факту — 6. Потому что пришлось переделывать сантехнику — скрытый дефект от субподрядчика. Деньги на переделку — дополнительные 700 тысяч. Их нигде не было.

Что происходило с деньгами:

• Март: аванс 3,6 млн → перекрыл стартовые расходы. Но бригады получили предоплату 1,2 млн.
• Июнь: 2,5 млн на стены, окна, перекрытия. На счёте — 0. Взяли кредит 1,5 млн.
• Июль: перекрытие, уже за счёт кредита.
• Август: заказчик перевёл 5,4 млн по готовности коробки. Погасили кредит.
• Сентябрь: снова купили материалы на отделку — 2,8 млн. Снова минус.
• Октябрь: ещё кредит, потому что отделка затянулась на месяц.

Так выглядит реальный денежный поток на одном объекте.

А Михаил смотрел на общий остаток по всем пяти объектам и не понимал, где деньги. Потому что на одном объекте минус, на другом — плюс, они перекрывают друг друга, и общая картина не показывает, где реально нужна подпитка.

Когда мы разложили ОДДС по каждому объекту, Михаил увидел:

• Коттедж №1 — «донор» (генерирует положительный поток, поступления опережают расходы).
• Коттедж №2 — тоже «донор», но с меньшим потоком.
• Коттедж №3 — «вампир» (съедает деньги, заказчик платит с задержками).
• Коттедж №4 — «висит» (заморожены материалы на 1,8 млн, стройка остановлена из-за документов).
• Коттедж №5 — «кассовый разрыв» (траты опережают поступления на 2 месяца).

«Раньше я видел общий остаток и думал: "Всё нормально". А на самом деле один объект высасывал деньги из остальных. Я не знал, какой именно, и просто затыкал дыры», — говорит Михаил.

Как настраивали учёт: по шагам

Вместо инструкции — расскажу, что мы сделали и с какими сложностями столкнулись.

Шаг 1. Разобрали остатки по объектам

Взяли все незавершённые объекты и посчитали, сколько в каждом уже «заморожено» денег: закупленные материалы, оплаченная работа бригад, авансы поставщикам, — и добавили колонку «уже потрачено».

Оказалось, что в коттедже №4 «зависло» почти 2 млн рублей — материалы куплены, а строительство приостановлено из-за проблем с документацией заказчика. Деньги лежат мёртвым грузом.

«Я даже не представлял, сколько средств просто заморожено. Казалось, что деньги "куда-то уходят", а на самом деле они просто лежат на объектах», — делится Михаил.

Шаг 2. Настроили статьи под стройку

Вместо абстрактных «закупка товара» и «услуги подрядчиков» появились конкретные статьи:

• Фундаментные работы
• Стены и перекрытия
• Кровля
• Отделочные материалы
• Инженерные системы (электрика, сантехника, отопление)
• Оплата бригадам (по объектам)
• Аренда техники
• Строительный надзор
• Непредвиденные расходы (их оказалось больше всего)

Каждая статья привязана к объекту. Теперь видно, сколько и на что уходит по каждому дому.

Шаг 3. Подключили автозагрузку из банка — и тут началось самое интересное

Вручную загружать выписку и разносить сотни платежей по статьям — это работа на день в неделю. Особенно когда у вас пять объектов, два расчётных счёта и десятки поставщиков.

Михаил подключил автоматическую загрузку из банка. Система сама подтягивает операции. Механизмы авторазнесения:

• По контрагентам с самообучением. Система запоминает, что «ООО "СтройМатериалы"» — это статья «Стены и перекрытия», а «ИП Петров» — «Отделочные материалы».
• По ключевым словам, в назначении платежа. Если в платёжке от заказчика есть «Договор №22» — операция автоматически уходит на Объект №1.

Сложность. Первый месяц система ошибалась при разнесении операций, т.к. один из клиентов строил 2 коттеджа и не указывал по какому номеру договора он платит. Пришлось править вручную пару недель, пока Клиент стал указывать договора и правила не дообучились. Теперь на разноску уходит 10 минут в неделю — просто проверить, всё ли правильно определилось.

«Я сначала не верил, что сервис КУБ24 сам сможет разнести мои платежи. А сейчас уже доверяю ему больше, чем себе».

ОДДС по строительным объектам

Шаг 4. Настроили платёжный календарь

ОДДС показывает, что было. А чтобы заглянуть в будущее, нужен платёжный календарь.

Михаил внёс в календарь:

• Даты поступления авансов и этапных платежей от заказчиков
• Сроки оплаты счетов поставщиков
• Даты выплат бригадам
• Регулярные платежи (аренда офиса, налоги, кредиты)
• Непредвиденные расходы — заложили запас 10% на каждый объект

Дашборд показывает по каким проекта кассовые разрывы и какие проекты должники

Система автоматически подсвечивает дни, когда остаток на счёте уходит в минус. Теперь Михаил видит будущий кассовый разрыв за несколько недель до него — и может перенести платёж, договориться об отсрочке или попросить заказчика ускорить оплату.

Что изменилось через три месяца

Первое. Михаил перестал брать кредиты на покрытие кассовых разрывов. За три месяца — ни одного нового займа. Только погашение старых.

Второе. Он увидел, какой объект самый «прожорливый» по деньгам — оказалось, что на коттедже №3 постоянно превышают смету по отделке. Теперь он лично контролирует этот этап и требует детализированные сметы от субподрядчиков и бригады.

Третье. Появился план по объектам. Михаил точно знает, когда и сколько денег поступит, и может планировать запуск новых домов без риска остановить текущие.

Если вы тоже строите (или работаете с проектами) — вот три вещи, которые можно сделать прямо сейчас

1. Возьмите один объект и разберите его денежный поток. Найдите все платежи, которые были сделаны по этому объекту за последние 6 месяцев. Поступления, расходы, остатки. Вы удивитесь, сколько «лишних» денег ушло на неучтённые работы.
2. Ответьте себе на вопрос: «Сколько денег заморожено в моих объектах?» Прямо сейчас возьмите все незавершённые проекты и посчитайте затраты по каждому. Выяснится, что где-то «висит» 500 тысяч, где-то — 2 миллиона.
3. Внесите все плановые платежи на ближайшие 30 дней. Не в Excel, а в платёжный календарь, который показывает остаток на каждый день. Найдите дни, когда остаток уходит ниже нуля, — это ваши будущие кассовые разрывы. И вы можете их предотвратить уже сегодня.

Кстати, вот что интересно

В одном из моих проектов мы нашли скрытый резерв в 4,2 млн рублей — просто потому, что распутали дебиторку по объектам. Компания строила 8 домов одновременно, заказчики платили по этапам, но никто не сводил всю дебиторку в единую таблицу. Оказалось, что по одному объекту заказчик должен был платить по графику, а платил с задержкой на 2 месяца — и просто забыли напомнить.

Никто не проверял, потому что «и так всё знали». А на самом деле не знали.

Именно так и рождаются кассовые разрывы: не от низкой прибыли, а от отсутствия системы. Михаил эту систему построил за один вечер. И ещё один день ушёл на донастройку.

Почему я решил написать эту историю

Потому что я вижу эту проблему у 80% строительных компаний. Все знают про ОДДС. Все понимают, что нужно считать деньги. Но когда смотришь на конкретную компанию — оказывается, что отчёт не ведётся или ведётся формально. И люди продолжают гадать, когда закончатся деньги.

Михаил перестал гадать. Теперь он не спрашивает прораба «где деньги». Он открывает дашборд и видит: остаток на сегодня, прогноз на неделю, кассовые разрывы на месяц вперёд. И всё это — без ручной разноски.

Вместо «вроде хватает» — «знаю, до какого числа». Вместо кредитов — плановые платежи. Вместо головной боли — спокойствие.

Попробуйте КУБ24 ФинДиректор бесплатно 14 дней — подключите банковские счета, настройте статьи под свои проекты и увидите свой реальный денежный поток без ручной разноски.

Еще больше полезного почитать

Кассовый разрыв: как перестать тушить пожары и начать их предсказывать

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС): почему прибыль есть, а денег нет

Прямой и косвенный метод ОДДС: чем отличаются и какой выбрать бизнесу

Почему маркетинговое агентство с выручкой 4,2 млн в месяц едва сводило концы с концами