Назад
Кущенко Алексей
Разбираем ошибки, которые допустило маркетинговое агентство, и как их исправили. Спойлер: дело не в том, что они мало зарабатывали.
|
Для кого эта статья: если вы руководите агентством, студией или любым проектным бизнесом — вы найдёте здесь три ошибки, которые совершаете прямо сейчас. И решения к ним. |
Разговор, который происходил в агентстве Анны каждый месяц:
— Анна, завтра зарплата. На счете 120 тысяч.
— Как 120? Я же вчера видела 600!
— Это деньги клиента на рекламу. Они уже ушли в Яндекс.Директ.
— А где остальное?
— Остальное? А что остальное?
Выручка агентства стабильно росла и перевалила за 4 млн в месяц. Отчёт о прибылях и убытках показывал 450 тысяч чистой прибыли. Команда из восьми человек. И каждый месяц — овердрафт перед зарплатой.
Когда Анна пришла ко мне на консультацию, она сказала фразу, которую я слышу от собственников бизнеса раз в неделю: «Я не понимаю, куда уходят деньги».
Я попросил показать учёт. Она открыла Excel. И всё стало понятно.
Ошибка №1. ОПиУ есть, а денег нет. И вот почему
Звучит как «очевидно», но это самая частая ошибка. Анна ведет отчёт о прибылях и убытках правильно: доходы по актам, расходы по актам, метод начисления. Всё честно, всё сходится.
Но она не строила ОДДС.
Она смотрела на прибыль и думала: «раз у меня плюс — значит, деньги есть». А когда открывала банковское приложение — деньги исчезали.
Пример. В июне агентство сдало клиенту сайт на 300 тысяч. Клиент подписал акт. По договору — отсрочка 15 рабочих дней, оплата в июле.
В этом же месяце Анна заплатила 100 тысяч подрядчику-разработчику — он тоже сдал работу и подписал акт.
По ОПиУ: доход 300, расход 100, прибыль 200. Всё правильно – метод начисления соблюдён.
А теперь смотрим на счёт в банке:
- Июнь: поступлений — 0 (клиент ещё не заплатил). Расходов — 100 тысяч (заплатили разработчику). Остаток упал на 100 тысяч.
- Июль: поступлений — 300 тысяч (клиент оплатил). Расходов — 0. Остаток вырос на 300 тысяч.
В ОПиУ июнь — отличный месяц. В реальности — минус на счёте.
И таких проектов у Анны было пять-шесть в месяц. ОПиУ показывал прибыль. А денег не было — потому что они приходили с задержкой, а уходили сразу.
«Я думала, что у меня всё хорошо. А когда начала считать реальные деньги, оказалось, что я кредитую своих клиентов. Они пользуются услугами, а я жду их деньги и плачу банку проценты по овердрафту».
Что сделали. Начали вести ОДДС. Просто добавила к ОПиУ ещё один отчёт — и картина прояснилась. Она увидела:
- Июнь: прибыль 200 тысяч, а по деньгам — минус 100 тысяч.
- Июль: прибыль 0 (нет сданных работ), а по деньгам — плюс 300 тысяч.
Теперь она планирует не по прибыли, а по деньгам. Если в июне на счете минус — значит, нужно попросить клиента ускорить оплату, перенести платёж подрядчику или иметь резерв. Раньше она узнавала об этом, когда деньги уже кончались.
Ошибка №2. Рекламные бюджеты клиентов казались их деньгами
Клиенты переводили агентству по 200–300 тысяч в месяц на оплату рекламных кабинетов. Эти суммы проходили через счёт и уходили в Яндекс.Директ, ВКонтакте, Telegram.
Анна видела их как свои доходы. И тратила на аренду, зарплаты, бонусы. А в конце месяца выяснялось, что эти деньги — не её.
Что сделали. Ввели отдельную статью ОДДС — «Реклама (транзит)». Все поступления на рекламные бюджеты проходят через неё и не участвуют в расчёте прибыли. Обороты уменьшились вдвое, но маржа стала реальной.
Ошибка №3. Смешивали проекты в общем котле
В агентстве работало 12 внештатных подрядчиков. Дизайнеры — только по предоплате. Копирайтеры — по факту сдачи текстов. Разработчики — по этапам. Таргетологи — абонемент с оплатой в начале месяца.
Когда Анна считала общие доходы и расходы, картина была смазанной. Один проект требовал крупных предоплат, другой — наоборот, давал отсрочку. В итоге она не понимала, какой проект реально приносит деньги, а какой их съедает.
Что сделали. Разложили все проекты по отдельным «кошелькам» в ОДДС. Стало видно, что один из крупных клиентов, который платил вовремя, оказался самым прожорливым: на его проектах работали дорогие разработчики с 100% предоплатой. Рентабельность этого проекта — 5%. Другой клиент давал 40% маржинальности, но платил с задержкой 45 дней.
Стало понятно, что компания фактически субсидирует одного клиента за счёт других. И до этого момента Анна не могла этого увидеть, потому что смотрела на общую цифру.
Что сделали с ОДДС и как это изменило ситуацию
Построили отчёт о движении денежных средств в разрезе каждого проекта. И разделили все деньги на три потока:
- Операционный — поступления от клиентов минус выплаты подрядчикам, зарплата, аренда, налоги. Он должен быть положительным, если бизнес живёт за счёт себя.
- Финансовый — кредиты, овердрафты, проценты. Если он растёт, а операционный падает — бизнес на игле.
- Инвестиционный — покупка основных средств, для агентства почти неактуален.
Когда мы построили ОДДС Анны, картина стала понятной. По ОПиУ бизнес приносил прибыль — 450 тысяч в месяц. Но операционный поток три месяца подряд был отрицательным. Прибыль есть, а деньги не превращались в живые средства на счёте. Бизнес держался на овердрафтах и личных вливаниях Анны — потому что клиенты платили с задержкой, а расходы нужно было закрывать сразу. Разрыв между прибылью и деньгами составлял несколько месяцев.
Как мы настраивали учёт: по шагам
Я дал Анне простую инструкцию. Она не требует бухгалтерского образования — только дисциплину и желание видеть реальную картину.
Шаг 1. Ввели единый метод учёта. Доход — по акту с заказчиком, расход — по акту с подрядчиком. Авансы не признаются доходами или расходами, пока услуга не оказана.
Шаг 2. Разложили проекты по отдельным ОДДС. Кликнули на любой цифре в отчёте — увидели, из каких платежей она состоит. Кликнули на платеже — увидели, за какие конкретные услуги заплатили.
Шаг 3. Вывели транзитные платежи в отдельную статью. Обороты упали, но маржинальность выросла, потому что исчезла иллюзия большой выручки.
Шаг 4. Подключили автоматическую загрузку из банка. Раньше Анна тратила 3–4 часа в неделю на ручную разноску платежей. Теперь система сама определяет, куда отнести операцию: по какой статье, на какой проект. Остаётся 15 минут на проверку.
Шаг 5. Настроили платёжный календарь. Внесли все ожидаемые поступления от клиентов и предстоящие списания. Система подсвечивает дни, когда остаток уходит в минус. Анна видит кассовые разрывы за 2–4 недели до них — и может что-то изменить. Раньше она узнавала о проблеме, когда деньги уже заканчивались.
Что изменилось за три месяца
Через месяц. Операционный поток перестал быть отрицательным. Анна впервые за полгода не полезла в овердрафт перед зарплатой.
Через два. Она закрыла два убыточных проекта и перенаправила ресурсы на те, что давали реальные деньги. Прибыль не выросла, но перестала быть «бумажной».
Через три. На счёте появился свободный остаток, который она не боялась потратить на развитие. Впервые за год она не смотрела на банковское приложение с замиранием сердца.
Если вы узнали себя — вот три вещи, которые можно сделать прямо сейчас
- Возьмите три последних закрытых проекта и посчитайте их реальную рентабельность методом начисления (доход — по актам, расход — по факту оказания услуг, а не по оплате). Удивитесь, сколько «сюрпризов» обнаружите.
- Откройте банковскую выписку за последний месяц и отметьте все поступления, которые не являются оплатой ваших услуг (рекламные бюджеты, возвраты, займы). Это транзит. Посчитайте, сколько вы потратили, думая, что это ваши деньги.
- Составьте список всех регулярных платежей на ближайшие 30 дней и сравните с ожидаемыми поступлениями. Найдите дату, когда остаток будет минимальным. Если это число меньше нуля — у вас есть время что-то изменить.
А дальше — настройте систему, которая будет делать это автоматически. Чтобы не гадать, а видеть. Чтобы не тушить пожары, а предотвращать их.
Попробуйте КУБ24 ФинДиректор бесплатно 14 дней — подключите банковские счета, настройте статьи под свои проекты и увидите свой реальный денежный поток без ручной разноски.
КУБ24 - ПОРЯДОК в ФИНАНСАХ
ФинДиректор – сервис по контролю и планированию
денег бизнеса. Помогает наводить порядок в финансах
и находить ТОЧКИ РОСТА
