По статистике 70% бизнесменов ведут управленческий учет «на коленке» по настроению или не ведут вовсе. Принятие решений напоминает гадание по звездам. Соответственно финрезультат непредсказуем, а деньги исчезают хорошенько «затерев» следы.

Открывая бизнес, далеко не каждый предприниматель задумывается о постоянном анализе показателей эффективности работы своего предприятия. А о том, что от правильного учета напрямую зависит успешное и долговременное существование бизнеса подозревают только единицы. Бухгалтерский учет ведут все потому, что за его отсутствие накажут и больно, а вот управленческий это же по желанию.

Чем отличается управленческий учет от бухгалтерского и почему надо вести оба?

Бухгалтерский отчет — это обязательный внешний отчет, для налоговых и других государственных органов. Но он не отслеживает движение денег здесь и сейчас. Баланс вообще составляется раз в год и не отражает текущей ситуации. При этом, с помощью бухгалтерского учета, крайне сложно избежать такого неприятного явления, как кассовый разрыв. Его можно спрогнозировать, только ведя управленческий (оперативный) учет.

Управленческий учет помогает отслеживать деньги бизнеса в режиме онлайн. Он позволит знать, где фактически находятся деньги, как распределены и т.д. Позволит спланировать развитие направлений, и оперативно увидеть расходы, которые превышают запланированные.

Цели и задачи управленческого учета

Какие отчеты вести для управленческого учета зависит от вашего бизнеса. Каждый конкретный отчет решает свою задачу и это определяют информацию, которую нужно для них собирать. Лучше определить отчеты, их формат и необходимую информацию для них на старте, иначе будет иллюзия движения, а таблицы будут размножаться со скоростью бактерий с соответствующим падением информативности. Как на беговой дорожке — вроде бежишь, но с места никуда. Только каждый шаг дается все труднее. Данные накапливаются, а система и анализ буксуют. Поэтому, первым делом, определяем что собираем, кто собирает, в какие таблицы вносим и как их анализируем.

С каких отчетов и показателей начинать?

1. Начинаем, что логично, с контроля денежных потоков — откуда приходят денежные средства и куда уходят. Это отчет движения денежных средств.
2. Учимся планировать поступления и собственные платежи. Для этого используем Платежный календарь.
3. Анализируем, как соотносится наши планы с фактической ситуацией в отчете План-Факт.
4. Разбираемся с нашей эффективностью, да именно с вашей J т.к. эффективность компании – это результат вашей эффективности и вашей команды. Где считаем эффективность? В Отчете о Прибылях и Убытках.
5. Что бы знать минимальные ориентиры, определяем точку безубыточности на каждый месяц.
6. Сводим все данные в финансовую модель для планирования дальнейших действий и выявления слабых мест.
7. Анализируем и контролируем показатели. Оцениваем информативность и достаточность отчетности. Вносим изменения при необходимости.
8. Каждое направление закрепляем за ответственным лицом и обязательно контролируем.
9. Выставляем цели по выручке, прибыли, расходам и их сокращению в каждом направлении деятельности.

Кейс нашего клиента

У Андрея свой бизнес – несколько точек по продаже кофе с собой. Вроде бы все хорошо: выручка пяти точек до 1 500 000 рублей в месяц доходит, ингредиенты и печенюшки с пироженками через день развозят. Но вот странность — прибыли нет. С утра до поздней ночи возит, грузит, разгружает, выручку снимает, а в карман положить нечего. Хуже того — начали появляться долги перед поставщиками выпечки и зернового кофе..

Его знакомый посоветовал свести все доходы и расходы, провести как бы внутренний аудит. Цель –  найти в какую «дыру» утекают деньги и ликвидировать ее. Андрей решил последовать совету и внедрить у себя управленческий учет с помощью нашего сервиса «КУБ24. ФинДиректор»

Для начала собрал данные по приходу и расходу денег, потом по поступлению и продажам товара и сопутствующих расходников (фильтры для кофемашин, вода, одноразовая посуда и прочее). Так же учел затраты на бензин и ремонт автомобиля. Все данные были разделены по точкам продаж. Выяснилось, что на двух точках расход материалов значительно выше, чем на трех других, а выручка примерно такая же и прибыль по этим точкам часто уходит в минус.

Поставили камеры видеонаблюдения и выяснили, что на одной точке продавец перепродает посуду и зерна кофе “на лево”, на другой точке — ситуация оказалась почти такой же, только продавцы таскали продукты домой.

Вороватых продавцов выгнали. Сбор данных для учета организовали ежедневный. Попутно выяснили, что печенье закупают со слишком высокой себестоимостью и это себя не оправдывает. Поставщика печенья заменили и уже за первую неделю прибыль подросла на 5%. Также была пересмотрена система оплаты труда и мотивации— зарплата была фиксированная за количество отработанных смен в месяц, теперь внедрили минимальную сумму в 750 р за выход в смену и 5% от продаж. Выручка на точках увеличилась в среднем на 9% за первую неделю.

Как итог: начавшие было копиться долги были быстро погашены.

Управленческий учет позволяет не только находить «дыры» и избегать кассовых разрывов, он позволяет оцифровывать все показатели и строить прибыльный бизнес и уже потом его масштабировать. Андрей в течении 6 месяцев открыл еще 3 точки.

Обращение за помощью к финансовым директорам и сервису «КУБ24. ФинДиректор» не только спасло хорошее дело, но и помогло увидеть направления масштабирования.

Выводы

Управленческий учет — обязательный инструмент контроля, анализа и планирования, позволяющий грамотно управлять затратами и ресурсами. Если не хотите, что бы управленка превратилась для вас в невыносимую рутину, то необходимо автоматизировать сбор данных из внешних внутренних источников.

Сервис «КУБ24. ФинДиректор» помогает быстро и точно собирать информацию, как из банков, так и из 1С и Excel. Обработка и построение отчетов занимает считанные секунды. При этом соблюдается основной принцип управленческого учета — краткость и полнота сведений.

Еще больше полезного почитать